Framtidens system är digitala och effektiva

Samhällets stora förändringar innebär en ökad digitalisering. Detta behöver inte innebära en utökad kunskap om informationsteknologi hos Sveriges företag. Det är nämligen möjligt att låta en tredje part ta hand om dessa IT-lösningar.

Välj rätt verktyg för tidrapportering byggbranschen eller välj ett krypterat informationssystem för statliga myndigheter. Dessa uppmaningar är ibland ett krav för vissa företag. I andra fall handlar det om IT-lösningar som kan förenkla vardagen för en företagare. 

Tips på bra system

Det är logiskt att välja enklare projekthantering. Detta ger dig möjligheten till att utvärdera och analysera dina projekt. I det långa loppet kan ett projekthanteringssystem spara dig både tid och pengar.

  • Projekthanteringssystemet bör vara anpassat till din specifika verksamhet. Det finns exempelvis system som täcker flera olika områden. Detta kommer förmodligen bara bli krångligt för den som driver ett mindre företag.
  • Affärssystemen är en annan viktig faktor i digitaliseringen. Ett bra affärssystem ska egentligen kunna inkludera hela din verksamhet. Ibland inkluderar det också projekthantering och allt som innefattar organisationsområdet.
  • Det finns en uppsjö av olika affärssystem på marknaden. En del vänder sig till stora företag medan andra vänder sig till mindre företag. Det finns dessutom affärssystem som är väldigt tekniska och avancerade.
  • Dessa affärssystem bör du undvika om du inte driver en tekniskt krävande verksamhet. Tänk på att affärssystemet ska hjälpa dig och vara enkelt att använda. Det ska inte krävas allt för mycket utbildning för att förstå sig på ett enklare system.
  • Tyvärr finns det skräckexempel på stora svenska företag som har bytt hela deras IT-infrastruktur. Alla dessa byten är förenade med stora kostnader. Det är dock först efter att de har implementerat det nya systemet som de märker att något inte står rätt till.
  • Det kan handla om ett system som är allt för tekniskt. Det kan också handla om ett system som inte passar den verksamhet som man driver. Detta är en mindre katastrof sett till förlorad arbetstid och kostnaderna förenade med bytet.

Det är definitivt en god idé att konsultera med en tredje part om du saknar kunskap om IT-infrastruktur. En ärlig säljare ska kunna presentera den bästa lösningen för just din verksamhet. Samma säljare ska sedan kunna hjälpa till med implementeringen och eventuella frågar som uppkommer i början. 

Statliga informationssystem

Göteborgs-Posten rapporterar om rörig och dyr tidrapportering. Detta kan innebära stora problem ur flera perspektiv. För det första handlar det om skattepengar. Skattebetalarna vill förmodligen inte betala mer än nödvändigt när en statlig myndighet ska implementera ett nytt system.

En annan viktig faktor är problemen relaterade till personuppgifter. Statliga myndigheter har strikta krav på hur de får behandla personuppgifter. I värsta fall kan personuppgifterna läcka, vilket i sin tur kan innebära personliga katastrofer för privatpersoner.

Det är inte helt enkelt för en statlig myndighet att köpa ett nytt system. I ett första skede måste de nämligen lägga ut avtalet på upphandling. Aktörer på marknaden får sedan lägga bud på hur mycket det skulle kosta om de åtar sig avtalet.

Kommer den statliga myndigheten att välja det billigaste alternativet? Svaret på den frågan är nej, även om priset har en stor inverkan på det slutgiltiga beslutet. Riskanalysen måste dock alltid finnas med i beslutsprocessen.

Statliga myndigheter måste också genomföra en solid utbildning i det nya systemet till samtliga anställda. Detta kan både vara kostsamt och innefatta fördröjningsproblem. Då kan man fråga sig om inte privata företag har samma problem när de implementerar nya system?

Svaret är delvis ja. Man måste dock samtidigt komma ihåg att privata företag förmodligen redan har tänkt på medarbetarnas kapacitet att tillgodogöra sig ett nytt system. De har därför noggrant valt ett system som är lätt att ta till sig. De har samtidigt utvärderat olika kostnadsperspektiv relaterat till utbildning. 

Allt detta sammantaget kanske ger en komplex bild över beslutsfattandet. Samtidigt vill vi återigen poängtera att det går att ta hjälp av experter inom området. IT-lösningar ska som sagt hjälpa snarare än att stjälpa. 

Kommunernas behov

Även kommuner behöver effektiva affärssystem. Kommunerna drabbas i regel av samma problem som de statliga myndigheterna. Det är dock värt att poängtera att många kommuner inte har så stora resurser till sitt förfogande. Det är också värt att poängtera att många kommuner är välbekanta med det lokala näringslivet.

Dessa faktorer sammantaget bör ge en mindre risk för misslyckade IT-projekt. Mindre investeringar innebär nästan alltid mindre risk. Samtidigt är lokalkännedomen mycket viktig. Det finns säkerligen kommunala representanter som känner till de IT-relaterade företag som finns på deras ort.

De kan utifrån detta få en klarare bild över hur implementeringen går till samt vilka extrakostnader som kan tillkomma. Ur ett annat perspektiv är detta inte en garant för att allt ska gå rätt till. Mindre kommuner karaktäriseras nästan alltid av att invånarna känner väl till varandra.

Detta kan utgöra ett problem vid en upphandling. Detta problem brukar betecknas som nepotism, vilket är en term för att beskriva hur en person kan få fördelar baserat på familjerelationer. Nepotism är dock ett problem som inte är direktsammankopplat med implementeringen av ett nytt affärssystem.

Det är snarare ett problem som kan främja ojämlikhet och korruption.

Sammanfattning

Vi har presenterat en rad olika infallsvinklar i den här artikeln. Syftet har inte varit att överkomplicera din beslutsprocess. Vi har dock varit noga med att lyfta vikten av att göra en ordentlig research.

Om du inte är försiktig kan ett nytt affärssystem både innebära mer jobb och dyra kostnader. Det är viktigt att det blir rätt från början, både ur ett lönsamhets- och effektivitetsperspektiv.