Viktigt med tydliga kravspecifikationer

Det finns tillfällen då du verkligen måste kunna ställa krav. När du inte bara ska ta det du får utan vara tydlig med vad du vill ha. Eller vad du behöver, för det kan göra stor skillnad. För att kunna få det du vill ha eller behöver så måste du veta vad det är. Det gäller att formulera dina krav, göra en specifikation som sedan kan ligga till grund för urvalet. Ibland kan det vara svårt att veta exakt vad du ska be om, och då kan du behöva få lite hjälp.

När du ska anställa en person för en viss post ska du göra en kravspecifikation. Då kan du redan på ett tidigt skede sålla ut de ansökande som inte alls mäter sig med dina krav. Samma sak gäller när du anlitar en entreprenör, outsourcar på något sätt. Om inte båda parter har klart för sig vad som förväntas kommer det att leda till problem. Att kunna ställa upp en kravspecifikation är därför en viktig del av ett företags verksamhet. 

Hur du lyckas med modern kravspecifikation

En del verkar vara födda för att ställa krav. De kan formulera sig och vet exakt vad de vill. Men vanligtvis så är det inte så lätt. Många känner att det inte kommer naturligt, även om de har ett hum om vad de vill ha. Därför är detta ett ämne som nu finns inkluderat i flera utbildningar. Du kan lära dig att ställa krav. Det vill säga du blir visad hur du ska utrycka i ord det du vet är bra. En kurs kan göra underverk om du inte redan har lärt dig denna skicklighet. Många ställer frågan: Vad innebär digitaliseringen

Svaren på den här sortens frågor kan vara ett led till att göra en bättre kravspecifikation. Det är ju inte så att du ska vara jobbig. Istället kan en klar specifikation leda till ett bättre samarbete. Bara en sådan sak som när du anlitar en entreprenör för ett visst projekt. Du vet vad du kan förvänta dig och de är på det klara med vad som ska göras. Om någon skulle avvika från avtalet så är det lätt att klaga eller lägga saker till rätta. Men om din kravspecifikation är lite luddig är det risk för att det utnyttjas av mindre seriösa företag. Konsultbolag 1 har en bra mall för kravspecifikation

Ställa krav på rätt sätt

Kravspecifikation är bara en del av det hela. Egentligen är det något som du gör regelbundet i en verksamhet. Det är vanligt att lägga upp en plan. Att sätta upp mål som du vill nå. En del är långsiktiga, medan andra delmål kommer att leda upp till de stora förväntningarna. För att du ska kunna göra detta måste du ställa krav på både dig själv och dina medarbetare. De måste vara klara och tydliga, men framför allt rimliga. Med hjälp av olika program kan du göra upp en plan som alla kan stämma av mot. 

Med alla de elektroniska hjälpmedel och mjukvara som finns tillgängligt idag så har det blivit enklare att driva ett företag. Du kan lägga upp det mesta på datorerna eller appar för att det ska vara lättare för alla att arbeta. Dels kan du programmera dina krav och mål, en sorts lista över vad som helst ska hända den närmaste tiden. Men du kan också ge alla de verktyg de behöver för att fullfölja sina uppgifter. Det ska vara enkelt att jobba med andra ord. Digitalisering i skolorna ger positiva resultat. 

När barnen redan från tidig ålder får lära sig hantera de digitala hjälpmedel som finns så kan det ge dem en god start i arbetslivet. De är inte främmande för datorer och vad dessa kan göra. För de som har ett intresse brukar det vara möjligt att gå lite djupare, speciellt i de högre årskurserna. Men alla kan få en god bas för program och hur du använder dem till din fördel. 

Effektiv och smidig rekrytering

Vid en ny anställning är det extra viktigt att ha en klar kravspecifikation. Du hör ofta uttrycket att någon vill ha rätt person till posten. Minst lika viktigt är det att inte få fel person. Det är inte alls så lätt att bli av med någon som inte visar sig mäta upp till det du förväntade. Därför lönar det sig att redan från början vara tydlig med vad som gäller. Det är klart att du inte alltid kan se personlighetskonflikter eller vissa särdrag. Men mer eller mindre kan du vara säker på att det är den rätta. Den här artikeln i Expressen visar att det är viktigt med tydliga kravspecifikationer. 

Om du inte anlitar en rekryteringsbyrå för hela processen så kan du i alla fall använda dig av en mall för kravspecifikation. Båda alternativen kräver naturligtvis att du själv är på det klara med vad du vill ha. Det kan vara bra att lista både negativa och positiva egenskaper du vill se, alternativt undvika. Kanske inte uttrycka de negativa i skrift, men ha dem klart i åtanke. Specifika krav leder till specifika svar, och de flesta föredrar att veta exakt vad en post innebär för dem. Du kommer att bli förvånad över hur många som drar fram gömda egenskaper och åsikter när de ser vart du är på väg. 

Bättre resultat med tydlig kravspecifikation

Företag som utvecklar produkter eller tjänster måste ha en tydlig kravspecifikation till hands. Vart efter som du går framåt så jämförs produkten med specifikationen. Eventuella avvikelser kan därmed rättas till redan på ett tidigt stadium. Det samma gäller när du beställer tjänster av en firma eller konsult. De kan från början vara säkra på att de kan uppfylla dina krav. För om de inte har vad som behövs så tar de inte uppdraget. Det kan nämligen bli dyrt för dem om de inte fullföljer en uppgift på grund av bristande kunskaper eller resurser. Du som kund har nämligen tydligt beskrivit vad du förväntar dig och de har gått med på ett avtal.

Samma process kan du tillämpa på rekrytering. Om kravspecifikationen har varit koncis och specifik så kan ingen komma och säga att de inte visste. De måste uppfylla kraven eller lämna posten. Det är naturligtvis en extrem situation, men poängen är den att du är skyddad. Ju mer du lagt fram i förväg desto större rättigheter har du att kräva det efteråt. Naturligtvis ligger det i allas intresse att det fungerar, för det kan kosta även dig att börja om med processen. 

Olika delar av en kravspecifikation

Det finns kurser där du får lära dig hur man gör en kravspecifikation. Inte bara hur du sammanställer den men hur du gör så att den fungerar väl. Utan krav så kan det hända att dina medarbetare inte riktigt förstår vad de ska göra. De kanske jobbar på i trogen stil men utan att vara så effektiva. Om du har ett projekt, till exempel, så är det bäst om de redan från första dagen kan vara produktiva. Dels måste de ha det överhängande målet klart i sinnet. Men även hur vissa detaljer kan göra projektet ännu mer tydligt och väl fungerande. Samtidigt så måste du lägga upp en tidsram, som är en del av kraven för projektet. Det lönar sig verkligen att behärska konsten med kravspecifikation.